Whistleblowerordning

Whistleblowerordningen skal styrke åbenhed, ansvarlighed og en sund virksomhedskultur ved at give en sikker og fortrolig kanal til at indberette mistanke om alvorlige forhold, der vedrører Selskabet eller dets aktiviteter. Ordningen supplerer – men erstatter ikke – almindelige dialog- og kommandoveje, herunder dialog med nærmeste leder, compliance-funktionen eller direktionen.

Ordningen kan anvendes af enhver person, der i arbejdsmæssig sammenhæng har fået kendskab til oplysninger om overtrædelser, herunder:

• Nuværende og tidligere medarbejdere samt ansøgere.
• Medlemmer af direktion og bestyrelse.
• Konsulenter, vikarer og praktikanter.
• Samarbejdspartnere, leverandører, rådgivere og deres underleverandører.
• Investorer, lejere og øvrige eksterne interessenter.

Ordningen omfatter mistanke om alvorlige overtrædelser eller forhold, der har offentlig interesse. Følgende kan eksempelvis indberettes:

Selskabets whistleblowerordning drives af en uafhængig ekstern leverandør for at sikre fortrolighed og adskillelse fra den daglige drift. Indberetninger kan ske via følgende kanaler:

Via det krypterede webformular på nordicestates.whistleblowerportal.eu. Indberetning kan ske anonymt, og portalen logger ikke IP-adresse eller andre identificerende metadata.

Telefonisk på +45 70 80 90 91 (døgnåben). Efter ønske kan der arrangeres et fysisk møde inden for syv dage.

Indberetning kan også ske direkte til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, jf. whistleblowerlovens § 17, eller til relevant kompetent myndighed, herunder Finanstilsynet, hvor forholdet vedrører Selskabets finansielle virksomhed.

Alle indberetninger behandles fortroligt af Selskabets whistleblowerenhed, der består af compliance-ansvarlig og ekstern advokat. Sagsbehandlingen følger en fast proces:

Personer, der i god tro indberetter via ordningen, er beskyttet mod repressalier, jf. whistleblowerlovens kapitel 3. Det betyder, at indberetning ikke må føre til afskedigelse, degradering, forflyttelse, manglende forfremmelse, løntilbageholdelse, dårlige referencer eller anden ufordelagtig behandling som følge af indberetningen.

Selskabet sikrer, at:

• Indberetters identitet behandles strengt fortroligt og kun videregives med samtykke, eller hvor det er påkrævet ved lov.
• Anonyme indberetninger behandles på lige fod med identificerede henvendelser.
• Brud på fortroligheden kan medføre disciplinære og strafferetlige sanktioner.
• Indberetter kan kontakte whistleblowerenheden for at få vejledning om beskyttelse mod repressalier.

Personer, der omtales i en indberetning, nyder uskyldsformodning og har ret til at blive hørt under sagsbehandlingen, dog således at det ikke kompromitterer undersøgelsen. Personens identitet behandles fortroligt, og der må ikke ske videregivelse af oplysninger, før sagens relevante forhold er fastlagt.

Bevidst falske eller chikanøse indberetninger er ikke beskyttet af whistleblowerloven og kan medføre disciplinære, ansættelsesretlige og strafferetlige konsekvenser, herunder erstatningsansvar og anmeldelse efter straffelovens § 165 om falsk anmeldelse.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ordningen sker i overensstemmelse med GDPR og Selskabets persondatapolitik. Hjemmelsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, sammenholdt med whistleblowerlovens § 22. Oplysningerne slettes, så snart det ikke længere er nødvendigt at opbevare dem, og senest når sagen er endeligt afsluttet, medmindre længere opbevaring er påkrævet af lovgivningen eller nødvendigt af bevismæssige hensyn.

Compliance-ansvarlig rapporterer mindst én gang årligt til bestyrelsen om aktiviteten i whistleblowerordningen, herunder antallet af modtagne indberetninger, sagernes karakter og udfald samt eventuelle læringspunkter. Statistik offentliggøres i Selskabets governance-rapport i anonymiseret form.

Denne whistleblowerpolitik er godkendt af bestyrelsen og træder i kraft pr. ovennævnte dato. Politikken revideres mindst én gang årligt, eller når der sker væsentlige ændringer i lovgivningen eller Selskabets organisation.

Version 2.0 · Senest opdateret 1. maj 2026 · Godkendt af bestyrelsen, NE-POL-007.